문서 Q&A 자동화

사내 정책·FAQ·매뉴얼에 대한 질문에 출처와 함께 답하기

직원이 사내 위키를 뒤지지 않게 만드는 가장 빠른 길입니다. 처음 10–20개 핵심 문서만 있으면, 즉시 가치가 나옵니다.

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무엇이 만들어지나

직원이 Slack이나 웹챗에서 묻습니다.

@Teeem 출장 시 호텔 한도가 얼마야?

Teeem AI가 답합니다.

서울/수도권 출장은 1박 ₩200,000 이내, 지방은 ₩150,000 이내가 한도입니다
(출장 규정 제5조 1항). 한도를 초과한 경우 사전에 부서장 승인이 필요합니다.

─── 출처 ───
📄 출장 규정 v3.pdf (2026-03-15 업데이트)
   페이지 4, "제5조 항목별 한도"

직원은 더 이상 PDF를 검색하거나 인사팀에 묻지 않습니다.

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30분 설정

1. 1. 핵심 문서 식별 (5분)

   문서 Q&A는 KB의 품질이 전부입니다. 자주 받는 질문 Top 10을 떠올리고, 거기에 답할 문서를 골라냅니다.

   예시:

   • 출장 규정 → travel-policy-v3.pdf
   • 휴가 정책 → vacation-policy-2026.pdf
   • 비용 처리 → expense-handbook.pdf
   • 결재 흐름 → approval-flowchart.pdf
   • 사내 시스템 사용 매뉴얼 (위하고, 더존)

   부서별로 분리:

   • 인사: 휴가, 출장, 복리후생
   • 재무: 비용 처리, 결재, 세무
   • 법무: 계약 양식, 컴플라이언스
   • IT: 시스템 매뉴얼, 보안 정책
2. 2. KB에 일괄 업로드 (10분)

   관리자 콘솔 → 지식 베이스 → 업로드 → 폴더 단위 드래그앤드롭.

   각 파일에 메타데이터 설정:

   필드	값
   부서	인사 / 재무 / 법무 등
   민감도	직원 일반 정보는 public, 인사 정책은 internal, 임원 보너스 정책은 secret
   태그	정책, 매뉴얼, 2026 등 검색용
   언어	ko

   3단계 중복 제거가 자동으로 일하므로 같은 문서를 두 번 올려도 중복 인덱스가 만들어지지 않습니다.

3. 3. 첫 질문으로 검증 (5분)

   실제 직원이 자주 묻는 질문 3–5개를 직접 던져봅니다.

   @Teeem 출장 시 호텔 한도가 얼마야?
   @Teeem 연차 며칠 남았는지 어떻게 확인해?
   @Teeem 법인카드 한도 초과하면 어떻게 처리해?
   @Teeem 위하고에서 결재 올리는 방법
   @Teeem 코로나 확진 시 휴가 정책
   

   각 답변에서 다음을 확인:

   • 답이 정확한가 (원문 PDF와 비교)
   • 출처가 올바른 페이지를 가리키는가
   • 민감도 분류가 맞는가
   • 모르는 질문에 대해 솔직하게 “출처를 찾지 못했습니다”라고 답하는가
4. 4. 답변 정책 강화 (5분)

   품질이 중요한 채널(예: #legal)은 출처 강제 정책을 켭니다.

   관리자 콘솔 → 운영 → 답변 정책:

   require_citations:
     - channel: "#legal"           # 출처 없으면 답 거부
     - channel: "#hr-policy"
     - role: "viewer"              # viewer는 인용된 답만
   

   자세한 내용은 인용 페이지.

5. 5. 직원에게 알리기 (5분)

   핵심: 직원이 사용해야 가치가 나옵니다.

   • 사내 공지: “이제 Slack에서 @Teeem에게 정책을 물어보세요”
   • 위키 또는 인트라넷에 사용 예시 5개 게시
   • 매니저 회의에서 시연

   효과 측정:

   • 인사팀이 받는 정책 질문 횟수 → 도입 전후 비교
   • 사내 위키 페이지뷰 → 도입 전후 비교

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문서 라이프사이클 관리

정책은 바뀝니다. 매번 KB를 손으로 정리하지 않아도 됩니다.

상황	처리
정책 개정 (v3 → v4)	새 PDF 업로드 → 자동 supersede 처리 → 검색에서 v3 제외
정책 폐지	관리자 콘솔에서 archived 표시 → 검색에서 제외, 감사 추적은 유지
민감도 변경	public → private로 변경 → 변경 이력 자동 기록
부서 이관	메타데이터의 부서 변경 → ACL 자동 재적용

자세한 동작은 지식 베이스 페이지.

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흔한 함정

답변이 너무 일반적입니다 (구체성 부족)

PDF의 텍스트가 너무 짧거나 표·이미지로만 정보가 표현된 경우입니다. 텍스트 추출이 잘 되는지 확인하세요. PDF에 텍스트 레이어가 없는 스캔본이면 OCR이 자동 적용되지만 정확도가 떨어집니다.

옛 버전 정책이 답에 섞여 들어옵니다

같은 문서의 새 버전을 올려서 supersede 처리하세요. 이전 버전이 자동으로 검색에서 제외됩니다. KB의 버전 이력 패널로 확인 가능.

민감한 정책이 잘못된 사람에게 노출됐습니다

민감도가 public으로 잘못 설정됐을 가능성. 관리자 콘솔에서 즉시 private으로 바꾸세요. 누가 언제 접근했는지는 감사 로그에 남아 있습니다.

비슷한 질문에 매번 다른 답이 옵니다

KB 안의 정책 문서끼리 모순이 있을 수 있습니다 (예: 같은 휴가 규정이 두 문서에 다르게). 문서 정리가 필요합니다. KB 사용 통계 페이지에서 충돌이 자주 일어나는 문서를 찾을 수 있습니다.

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다음 단계

주간 보고서 자동화

예약된 보고서 만들기.

데이터 분석 자동화

엑셀 더미를 인사이트로.